Exposition-concours philatélique - comment faire?

Salut à tous,

J'aimerais organiser une expo et/ou un concours philatélique sur le thème des champignons au Mycorama, mais je n'ai jamais fait ca, est-ce que qqn peut m'aider???

Merci à tous

Par fomitopsis le 07/08/2009 à 06h52:29

Bonjour Caroline : c'est un boulot que d'organiser une expo : -
- tout d'abord il faut fixer une date
- prévoir des panneaux d'affichage (en avez-vous ?) il en existe des simples et des doubles face.
- si vous n'en avez pas voir ou les louer, à combien , selon le nombre que vous pourrez poser dans votre/vos salles à raison de sachant qu'il faut environ 2.5/3.00m² d'espace par panneau pour pouvoir circuler entre + les couloirs entre les rangées 2m de large.
- regarder quels hôtels et à quel sont près du lieu de l'expo
et à quel tarif sont les chambres
- éventuellement en contacter un/deux et demander (ils le font) quel serait le tarif pour un groupe de 5/10/15 personnes en chambre+petit déj ou demi-pension à la date choisie pour x jours
- demander aussi ce qu'ils peuvent te proposer comme menu (entrée/plat/dessert/ 1 demi litre d'eau/ 1 quart vin ou bière inclus) en spécialités régionales par exemple et définir les menus selon le nombre de jours.
- puis contacter les clubs philatéliques de ta région et d'ailleurs pour inviter les personnes qui font le thème à venir
- demander sur combien de panneaux d'affichage ils comptent exposer et s'ils ont les leurs et peuvent les amener
- leur communiquer le tarif de location des panneaux , le nom des hôtels alentours (t'en choisi 2 ou 3), le tarif normal chambre + petit déj et en demi pension.
- la possibilité d'un tarif négocié dans l'hôtel que tu as retenu, le xxxx chambre + petit déjeuner ou chambre et demi-pension
- Prévenir les syndicats d'initiatives, les lycées/écoles, associations et les clubs philatéliques (surtout ne les oublie pas), les maisons de retraite de la date de ton expo, une fois que tu seras assurée de la venue des participants
- demander une "caution" pour la réservation de ton matériel et de l'hôtel lors de l'inscription (obligatoire)
- prévenir ton assurance et voir avec elle si vous assurés pour une expo, sinon prendre une option pour ces jours-là
- pourquoi pas organiser avec un restaurateur du coin des repas "cassolette" de champignons, champignons en sauce blanche sur toast ces jours là ? - des (2 ou 3) recettes minute (ça te ferait une animation de plus autour des champignons et te permettrais de restaurer les visiteurs et les exposants présents)
- le restaurateur pourrait aussi leur montrer comment réaliser ces 2/3 recettes de 12 à 13heures par exemple.
- une animation comment reconnaître les champignons (pourquoi pas aller en cueillir si c'est la période)
tout cela est à prévoir selon le nombre de personnes visitant le Mycorama habituellement ..

Par Philatelle le 07/08/2009 à 11h02:30

Bonjour Sylvie et merci our ta réponse.

Pour la restauration et les demo cuisine, on a déjà tout, ca marche en continu pour le Mycorama. Pour les hotels, je crois qu'on a aussi une liste.
Pour les panneaux et tout ca, faut que je m'y mette, mais j'ai encore une question quant à la date: combien de temps faut-il prévoir pour mettre sur pied un tel projet? Mon idée serait de faire l'expo en mars-avril, pour booster les visites en cette période creuse, cela te parait-il réaliste sachant de je fais ca pendant mes heures de liosirs?

Encore merci

Par fomitopsis le 07/08/2009 à 13h43:08

Bonjour, je suis complétement d'accord avec philatelle , car une exposition se prépare au moins un an a l'avance et des fois plus pour un congrés philatélique ou parfois une exposition nationnale et internationnale .

Par JPP le 07/08/2009 à 15h10:07

Ben si tu as déjà en continu les démos la cuisine et tout ça c'est bien du boulot en moins et du temps gagné - 6/8 mois c'est un minimum à prévoir. le plus dur va être de réunir les exposants à la date prévue. regarde avec le syndicat d'initiative aussi pour qu'ils rentrent la manifestation dans leur programme. contacte les clubs . il faut prévoir 6/8 panneaux par exposant si pas plus selon la présentation qui est faite. attention donc à la place. avoir une liste d'hotel c'est bien, mais faut négocier les prix pour les exposants pour la durée prévue. si t'es active y a pas de soucis tu peux y arriver si les exposants sont libres

Par Philatelle le 07/08/2009 à 18h42:30

Soyons fous et gourmands; et si vous confiiez une famille de champignons( dont la saison de production est assez courte mais différente des autres familles) en exposition dans chaque restaurant qui accepte de les cuisiner, ça ferait une "Route des champignons" à côté de la Route des vins bien connue!!!

Par 123Jacquesjacques le 12/08/2009 à 23h17:21

il faut 1 an minimun de préparation pour réussir une expo
tout part de la date, et ensuite celle ci fixée, bien travailler sur le volet communication. nous organisions des expos, c'est beau coup de boulot, c'est aussi une question d'équipe. nous avons constitué un petit comité chargé de l'expo avec chacun sont rôle: intendance, communication, restauration, liaisons avec les partenaires, plan, exposants, assurance, multi médias etc....avec un coordinateur.
Il vous faut un planning M ( mois de l'expo) à M-12mois
la fédération de la philatélie Française avait émis un CD sur ce thème
Bon courage.... et bon anniversaire à ma jumelle

Par bastet le 31/08/2009 à 19h31:09